Personalisierte Videokonferenz Neues virtuelles Bürgerbüro geht an den Start
Grevenbroich/Rommerskirchen/Jüchen · Der Rhein-Kreis bietet seit 1. September mit seinem virtuellen Bürgerbüro eine neue digitale Dienstleistung an: Bürgerinnen und Bürger können Behördengänge nun mittels einer personalisierten Videokonferenz virtuell in ausgewählten Fachbereichen bequem von zu Hause aus erledigen. Das virtuelle Bürgerbüro wird in sechs Fachbereichen angeboten und soll nach und nach auf weitere Ämter ausgeweitet werden.
Landrat Hans-Jürgen Petrauschke stellte das Projekt zusammen mit IT-Kreisdezernent Harald Vieten und Markus Brungs, Geschäftsführer der ACP Köln, vor, die die technischen Voraussetzungen für das neue Bürgerbüro geschaffen hatte, und gab das Startsignal für das Projekt. Petrauschke sieht nicht nur mit Blick auf die Corona-Lage viele Vorteile des neuen digitalen Angebots: „Wir arbeiten im Rahmen unserer Digitalisierungsstrategie konsequent an dem Ausbau digitaler Serviceleistungen für Bürgerinnen und Bürger sowie Unternehmen, um möglichst viele Behördengänge zu ersparen. Wir freuen uns, dass damit nun eine neue, zusätzliche Form der Kontaktaufnahme mit der Kreisverwaltung möglich wird“, so der Landrat.
Markus Brungs betont, dass es sich beim virtuellen Bürgerbüro nicht nur um eine einfache Videokonferenztechnologie handelt. Mit dieser neuen und innovativen Lösung sei es vielmehr den Bürgerinnen und Bürgern ab sofort möglich, eine virtuelle Sprechstunde zu besuchen. „So, als wäre man direkt vor Ort.“
Das virtuelle Bürgerbüro startet als Pilotprojekt zunächst in sechs ausgewählten Fachbereichen der Kreisverwaltung. IT-Dezernent Harald Vieten, der dieses Projekt mit der Firma ACP initiiert hat, berichtet: „Zu Beginn werden digitale Beratungsgespräche angeboten in der Schwerbehindertenstelle und in der Pflegeberatung von Selbsthilfegruppen des Sozialamtes, in der Elterngeldstelle des Kreisjugendamtes, in der Wirtschaftsförderung, zum Wohnberechtigungsschein sowie im Kommunalen Integrationszentrum. Weitere Fachbereiche sollen nach der Pilotphase hinzukommen.“
Auf der Homepage des Rhein-Kreises unter www.rhein-kreis-neuss.de finden Interessierte eine Übersicht über die Fachbereiche, die das virtuelle Bürgerbüro anbieten, und deren Öffnungszeiten. Zusätzlich können sie sehen, ob ein Büro aktuell geöffnet hat oder ob sich die zuständige Ansprechperson gerade in einem Termin befindet. Sobald sie einen bestimmten Bereich ausgewählt haben, können sie sich in einen virtuellen Wartebereich einwählen. Ähnlich, als würden sie vor Ort eine Nummer ziehen und sich in den Warteraum setzen. Im virtuellen Wartebereich angekommen, sehen sie, wie viele Personen vorher an der Reihe sind. „Sobald der zuständige Mitarbeiter frei ist, startet die virtuelle Sprechstunde“, erläutert Markus Brungs, Geschäftsführer der ACP Köln. Für ihn steht fest: „Das Projekt beweist, dass sich viele Problemstellungen der öffentlichen Verwaltung durch innovative, digitale Lösungen einfach abbilden lassen.“
Der Mehrwert zu herkömmlichen Kommunikationslösungen: Der Termin kommt ohne vorherige Abstimmung über Telefon oder E-Mail zustande, auch das Versenden von Zugangsdaten entfällt. Die Bürgerin oder der Bürger „klopft“ wie vor Ort einfach an die Tür des virtuellen Büros und wird von den Beratenden des Fachbereichs eingelassen. Auch weitere Teilnehmer können zum Gespräch hinzugeholt werden.
IT-Dezernent Harald Vieten weist darauf hin, dass das virtuelle Bürgerbüro ein sehr gutes Beispiel für die Chancen der Digitalisierung ist. „Sowohl für die Bürgerinnen und Bürger als auch für die Kreisverwaltung entsteht ein Mehrwert an Effizienz und Bürgerservice. Weil aus Infektionsschutzgründen die Öffnungszeiten der Kreisverwaltung während der Corona-Pandemie zum Teil eingeschränkt werden mussten, kommt diesem Angebot besondere Bedeutung bei“, so Vieten.
Das virtuelle Bürgerbüro von ACP nutzt das System „Cisco Webex-Meeting“ als Kommunikationsplattform. Bürger benötigen als Voraussetzung einen Laptop oder einen PC mit Webcam und Mikrofon beziehungsweise Headset, ein Tablet oder ein Smartphone mit Internetverbindung. Persönliche Termine sind selbstverständlich auch weiterhin möglich. Denn das virtuelle Bürgerbüro bietet innerhalb der Öffnungszeiten eine weitere – weil digitale – Möglichkeit, mit der zuständigen Ansprechperson Kontakt aufzunehmen. Dabei werden sämtliche Anforderungen der DSGVO und höchste Sicherheitsbestimmungen erfüllt; außerdem wird Werbung weder eingeblendet noch zugesendet.
